lunes, 10 de marzo de 2008

ELIMINE LAS 10 PRIMERAS DIAPOSITIVAS

Este post es en buena medida una continuación del anterior: El bingo de la innovación.

Un director de una multinacional llamaba a a todos sus colaboradores a participar en una reunión conjunta en la que cada uno debía exponer sus ideas respecto al futuro. Todos los directivos preparaban presentaciones power point extremadamente cuidadas y ... largas.

Por lo general usaban el power point para establecer un discurso propio en el que planteaban un esquema de embudo en el que se iba de lo más general a lo más particular y concreto. Las últimas transparencias eran las conclusiones. A las conclusiones se llegaba sin aliento y sin energía. Las reuniones eran interminables y siempre quedaban en una especie de limbo donde se mezclaba todo, opiniones, datos, y conclusiones variopintas. Las reuniones se convirtieron en un lugar poco interesante, si acaso un día para la relación social. Todo el mundo sabía que lo importante no iba a suceder allí.

El convocante, preocupado por la falta de productividad de las reuniones, comenzo por pedir las presentaciones power point por anticipado. Revisaba rápidamente las diapositivas y seleccionaba las que le llamaban la atención, un gráfico, una frase o un dato específico. Como si una baraja de cartas se tratara del mazo solo sacaba 4 cartas: los triunfos. Se lo hacía saber al colaborador y le pedía se concentrara en las tres o cuatro diapositivas seleccionadas.

De esta manera las reuniones ganaron tremendamente en productividad y resultados. Y sobre todo fueron divertidas. El discuso se construía sobre lo relevante y sobre lo nuevo, no sobre lo conocido y tópico. A partir de entonces nadie se quería perder la reunión.

¿Que sacamos de esta historia?

La presentación power point puede ser un apoyo o un escudo.

Es un escudo cuando el presetnador se oculta detrás y construye para sí mismo más que para la audiencia. No parece muy lógico repetir en la presentación el discurso mental que se tiene en la cabeza. Primero porque de forma repetitiva y tópica, se incluye el estado de la cuestión que generalmente se alarga porque no compromete en exceso y se apoya en datos o citas genéricas. Parece que da prestigio. Pero en mcuhas de estas presentaciones parece que quien ha aprendido más es el ponente que maravillado y entusiasmado muestra sus descubrimientos. Pero lo que importa es lo que dices respecto a lo que ves. Si ves algo y si tienes algo que decir, claro.

Sitio para lo nuevo

Lo nuevo se abre paso con mucha dificultad. Es necesario abrirle camino de manera que no quede siempre postergado. La tendencia será seimpre a dejar lo nuevo para mañana porque es algo balbuceante, poco preciso e incierto lo que produce mala imagen. Incluso los demás se impacientan si no se afirma categóricamente. Nadie quiere dar mala imagen en una reunión por lo tanto mejor hablar de lo conocido y lo trillado. Sin embargo lo productivo es hablar de lo nuevo.

Asi que vamos a proponer un método de presentación creativo

Paso 1. Tomamos las 10 primeras transparencias de los ponentes ( pongamos que son 10 x 7= 70) y las convertimos en solo 10 diapositivas de contexto. Las presenta el conductor de la reunión que será quien ha hecho la integración.
Paso 2. Seleccionamos las transparencias más gráficas y diferentes y las métemos en un buzón de novedades. Máximo 5 por participante. En algun caso cero.
Paso 3. Se van sacando las diapos al azhar y el autor la explica en una pizarra. Si es posible construye el gráfico mientras explica lo que quiere decir.
Paso 4. Los asistentes deciden en una segunda parte de la reunión sobre que ideas se van a concentrar para discutirlas, ampliarlas y eventualmente evaluarlas.